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项目失败的早期预警信号及应对措施

发布时间:2020-08-07  关键字:项目管理软件 项目管理步骤 项目管理工具 
项目成功和失败之间的一个很大区别在于,是否能发现项目陷于困境的早期预警信号。虽然随着项目管理体系的完善及技术提升,成功的项目越来越多,但不可否认,每一个项目在完成之前仍面临着失败的风险。当项目失败时,管理者往往最后才知道项目问题出在哪,项目团队也因此备受指责。
项目成功和失败之间的一个很大区别在于,是否能发现项目陷于困境的早期预警信号。虽然随着项目管理体系的完善及技术提升,成功的项目越来越多,但不可否认,每一个项目在完成之前仍面临着失败的风险。当项目失败时,管理者往往最后才知道项目问题出在哪,项目团队也因此备受指责。

以下是我们总结出的项目失败的一些最初征兆,以及相应的应对措施。

项目失败的预警信号

项目失败的原因各不相同,预警信号也各不相同。常见的失败原因包括缺乏管理支持和项目目标不清晰。而预警的信号则更具体,或与日常项目运行有关系,通常可以归结为两个类型:有形和无形。

1、具体预警信号。

并不是所有的预警信号都是无形的,如果你能知道该怎样观察,其中一些是确实有具体表现的。
 
(1)通常来说,一个按照计划运行的项目应该很少或根本没有加班现象的发生。

一些管理人员一旦发觉项目可能失败便开始安排加班,给老板造成这样一种感觉:项目虽然失败了,但是我尽力了,没有功劳还有苦劳。

更有个别管理人员一开始就要求员工加班加点,项目成功了则加倍受到嘉奖,项目失败了则容易推托责任。然而,太多的加班也会造成项目人员精神和体力的下降,最终影响项目的进展。  
  
(2)项目陷入困境的另一个信号是,项目资源(通常是项目人员)被抽调出来去做别的事情。

即使项目人员只是被占用了几个小时,但长期累积起来,这种人力资源占用对项目的影响也是非常大的。因此,尽量减少被其他项目的占用人力和物力的情况,这也是项目成功的一个保障。  
  
(3)里程碑是项目执行过程中的检测点,用于项目进度的监控,确保项目按计划进行。

如果在项目执行中,发现有的里程碑没有完成,就应该引起重视了。要分析为什么没有完成,如何补救,如何保证下一个里程碑能够顺利完成。

项目失败的预警信号
  
2、无形的预警信号。

最重要的早期预警信号往往是看不见摸不着的。项目走向失败的最早期信号往往难以通过直观的方法来测量出来,但如果你去关注它们的话,还是可以轻松地把它们找出来。

其中两个最重要的无形信号是项目中的缺乏兴趣和长期不流畅的沟通。
  
(1)缺乏对项目的兴趣非常致命。

如果项目组成员没有一个真正对项目感兴趣,很容易在其他因素的干扰下影响项目的进展。因此,要确保项目组中的每一个人真正认同项目将要做什么,确保每一个人在面对矛盾的时候具有一个相同的目标。
 
缺乏兴趣的另一个表现是项目成员缺乏对项目的关注,对项目的进展从不发表自己的看法。

一个积极向上的团队氛围对项目是非常有帮助的,在这种环境下项目成员往往会做得更好。除了培养团队成员的兴趣外,对客户兴趣的培养也同等重要。我们希望看到客户的积极参与、积极的反馈。如果缺少了他们的参与,项目成功的机会也会大大降低。  
  
(2)缺乏沟通是另一个主要的早期预警信号。

如果从项目成员到用户等项目干系人不经常互相交流,那么这个项目就有麻烦了。理想情况下,项目干系人应该定期进行各种形式的交流,以便让他们彼此都了解对方对项目进展的看法。
  
(3)如果项目各方面长时间看不到进展,项目团队消磨了斗志和信心,这是项目失败的一个主要信号。

一个长期的、没有明显里程碑的项目很容易导致失败,其原因就是项目成员长期找不到成就感,渐渐的就迷失了方向。
  
(4)对于支持敏捷项目管理的人来说,项目周转是一个关键的概念。

我们通常将项目分割成不同的阶段,这样一方面可以更好地跟踪项目进度,另一方面也可以给项目成员带来更好的心理影响,让成员们有一种成功的感觉并有利于建立团队士气。
  
(5)报喜不报忧也是项目管理者的一个问题。

人们都不喜欢坏消息,因此很容易形成一个报喜不报忧的项目氛围,这对项目也是不好的。项目管理者必须建立这样的一个项目环境:坏消息也是可以被接受的。
 
每一个项目由于背景不同,出现这样或那样的问题有时也难以避免。对于项目管理者来说,一旦发现预警信号,要继续保持对项目的紧密关注,这些信号可以告诉你,你的项目需要紧密关注了。如果这个问题一直存在的话,就要考虑采取措施来纠正项目实施过程。

8MSaaS PM——项目风险管理好帮手

值得一提的是,如果你的项目出现了这些信号,并不意味着你的项目已经失败或将要失败,只要你能够对导致项目失败的问题及早发现并解决。

近年来项目管理方面出现了很多好的工具,例如8MSaaS PM项目管理系统,它可以帮你进行项目管理,及时发现项目实施过程中的种种问题。  

项目失败的预警信号

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在8MSaaS PM项目管理系统中,为你的项目计划创建里程碑非常简单。

系统的项目计划和执行出于同步状态,能够自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。

8MSaaS PM会动态更新项目执行情况,与业务实时联动,你可以随时看到这个里程碑下的计划进行状况,整个项目是否进行正常,是否需要调整。

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在8MSaaS PM中,所有的变化与状态都是实时更新的。利用8MSaaS,上司可实时查看下属的任务安排及任务完成情况。

并且自动跟踪每个项目成员的每个项目计划与实际的工作量,准确洞悉每个项目成员的绩效问题,使人们保持诚实,杜绝借口。

3、项目沟通高效及时

项目沟通管理方面,8MSaaS PM强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目和项目群尽量地减少误解。

团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天,项目人员还可以通过问题地图层层了解问题的来龙去脉,这样有针对性的沟通更有效率。

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8MSaaS PM能够帮你识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。并且,它还能实时汇总所有相关的问题与风险及其解决方法,从而统一有序地管理所有问题与风险。

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文章来源:
http://www.8msaas.cn/company/202008061004101116.html
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